資料作成でコレさえ覚えれば作業時間を半分にできる！WordでのAI活用方法をプロが徹底

はじめに

日々の業務で「Word」を使って資料作成に多くの時間を費やしている方は少なくないでしょう。
ゼロから構成を考え、細かい修正を行い、数時間もかかってしまうこともあります。
そこで本記事では、Microsoft 365のAI機能「Copilot」を活用することで、Wordでの資料作成時間を半分以下にする方法をご紹介します。
多くの企業様で生産性を大幅に向上させている実績を持つCopilot活用のポイントについて解説します。

Microsoft 365 Copilotとは

Microsoft 365 Copilotは、WordだけでなくExcelやPowerPointなどでも利用可能なAI機能です。
普段使用しているWordの画面から直接AIを利用できるため、新しいツールを覚える手間がかからないのが特徴です。
Wordでの資料作成では、簡単な指示を入力するだけで、要約や報告書のドラフト作成が瞬時に行えます。

Copilotでできる3つの資料作成業務

1. 報告書の自動生成

例えば、新人が上司の指示でお客様向けの報告書を作成する場面を考えてみましょう。
Copilotを使えば、資料に必要な目次や項目を自動提案し、指示に沿って詳細な報告書を即座に生成します。
A4用紙でのページ数指定や時系列の記載など、細かな条件に合わせた資料も数十秒で完成するため、迅速な対応が求められる状況でも役立ちます。

2. ドキュメントのブラッシュアップ

生成された報告書をより見やすく整えるのもCopilotの得意分野です。
たとえば、羅列されただけの内容を一目でわかる表形式に変換することができます。
日付やイベントごとに整理された表を自動生成することで、視認性が大幅に向上し、重要な情報が一目で伝わります。
また、謝罪文のような定型文も簡単に追加できるため、ビジネス文書としての完成度も高まります。

3. 要約と質問への対応

Copilotは資料の要約や質問対応にも活用できます。
特に、数十ページにわたる長文資料を確認する際に、重要なポイントだけを抜き出し、要約してくれる機能が便利です。
また、要約された箇所のリンクをクリックすることで、詳細な内容にすぐにアクセス可能なため、効率的な資料確認ができます。
さらに、ピンポイントで質問をすることで、知りたい情報だけを素早く把握できます。

Copilotを使う際のコツと注意点

Copilotを上手く活用するコツは、あらかじめ用意されているテンプレートを利用することです。
プロンプト（AIへの指示文）のテンプレートが豊富に用意されているため、初めての方でも高品質な出力が得られます。
一方で、注意点としては、AIが生成した資料は必ず人間がレビューする必要があることです。
Copilotは膨大なデータを基に最適解を生成しますが、完璧ではありません。
最終的なブラッシュアップを通じて、AIが出力した内容が目的に合致しているか確認することが重要です。

まとめ

Microsoft 365 Copilotを活用することで、Wordでの資料作成において大幅な業務効率化が実現します。
本記事で紹介した方法を参考に、まずは小さな資料作成業務からCopilotを取り入れてみてください。
資料作成に費やす時間を減らし、その時間を営業やマーケティングなどのビジネスの成長に役立てていきましょう。

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