導入事例

Case 01
経費精算システムを導入し、作業時間を80%、コストを300万円削減！

製造業様
事業内容：電子機器の開発及び製造
従業員数：430人
資本金：9,000万円

交通費や備品などの経費申請および承認は、紙の精算書に記入したうえで領収書を貼付して行っていた。会社の事業拡大に伴い社員数が増加したことで、申請数も増加し、社員・上司・経理の三者の作業負担が増加していた。

課題

• 【経費精算書の作成および持参が手間】
  交通費や備品などの料金計算、経費精算書の作成、そして経費精算書の会社持参に年間1,080時間を会社全体で費やしていた。
  
• 【経費承認の作業量が多い＆ミス発覚も多い】
  社員から提出される経費精算書が増えたことで承認の作業量が増え、上司の負担が大きくなっていた。また、料金計算や記入内容のミスが承認時に発覚し、やり直しによる時間の浪費も発生していた。
  
• 【紙書類の管理コストが高い】
  紙書類は検索性が低く、必要な書類を探すのが困難だった。また、保管するための書庫を必要とし、経費精算書の整理整頓もしなければならなかった。

改善策

• 【経費精算システム(マネーフォワードクラウド経費)の導入】
  経費精算書や領収書などの紙書類を全て廃止し、申請および承認を電子で完結できる経費精算システムを導入した。外出先でも利用可能とするために、スマートフォンで使いやすいマネーフォワードクラウド経費を採用した。また、交通系ICカードやクレジットカードを登録することで、経費申請時に費目や料金を自動反映できるようにした。
• 【社用スマートフォンの配布】
  申請および承認のための出社を不要とし、「いつでも」「どこでも」実施可能とするために、社用スマートフォンを配布した。
• 【経費申請・承認のマニュアル作成と社員教育】
  マネーフォワードクラウド経費の使用方法をマニュアルとして作成して社員への説明会を実施した。また、使用状況を定期的に確認し、使いこなせていない社員に対しては個別説明を実施した。

改善効果

• 【経費申請および承認に要する作業時間を80%削減】
  経費精算システムを導入したことで紙書類を全て廃止することができ、費目や料金を自動連携できるようになったことで、申請作業が大幅に効率化された。また、ボタン1つで承認ができるため、承認の負荷も大幅に削減された結果、作業時間を80%削減した。
  
• 【人件費および管理コストを年間300万円削減】
  作業時間の削減により人件費が大幅削減されただけでなく、紙書類の廃止による書庫や整理整頓も不要となった結果、年間300万円の費用を削減した。
  
• 【申請ミス０実現と迅速な法改正対応】
  交通系ICカードやクレジットカードの利用明細を自動連携できるようになったことで、申請時の料金計算や記入内容のミスが０になった。また、電子帳簿保存法などの法対応をシステムベンダー側が迅速に行ってくれるため、自社では気にせず法改正に対応できるようになった。

Case 02
作業進捗をリアルタイム管理する仕組みを構築して遅延を回避！

ソフトウェア開発業様
事業内容：製造業向けソフトウェア開発
資本金：5,200万円
従業員数：70人（国内20人、海外50人）

日本に本社・インドに子会社を持つ企業であるが、進捗管理の仕組みやルールがなかった。特にインド子会社の作業進捗状況の把握に苦労していた。そのため、ソフトウェア開発の作業遅れをリアルタイムに検知できずお客様に迷惑をかけることがあった。

課題

• 【統一的な進捗管理の仕組みがない】
  マネージャーごとにExcelやホワイトボードなど進捗管理で使う環境やルールがバラバラだった。そのため、適切な進捗状況をリアルタイムに把握できていなかった。
  
• 【進捗管理の明確なルールがなく多大な時間を要する】
  開発作業の分割方法や進捗状況の確認方法のルールがなく、ソフトウェア開発の進捗管理のやり方がマネージャー任せになっていた。そのため、幹部が進捗状況を把握するのに多大な時間を要していた。
  
• 【インド子会社に進捗状況を管理する習慣がない】
  日本との商習慣の違いがあることから、インド子会社は進捗状況を管理する習慣があまりなかった。そのため、仕組みを構築しても運用が浸透しない可能性が高かった。

改善策

• 【進捗管理の運用ルール整備】
  「5営業日以上要する作業は分割する」「担当者が異なる作業は分割する」など作業の分割方法を詳細化した。また、インド子会社含めた定期的な進捗会議を開催してリアルタイムに進捗状況を確認するルールを定めた
• 【プロジェクト管理ツール(Redmine)の導入】
  導入のイニシャル及びランニングコストが無料であること、ガントチャートにより視覚的に進捗状況を把握できて幹部の評価が高いことからRedmineを導入した。

• 【マニュアル作成と社員教育】
  Redmineの使用方法及び進捗管理の運用ルールをマニュアルとして作成して社員への説明会を実施した。また、マニュアルはインド子会社用に英語版も作成してインド子会社への説明会を実施した。

改善効果

• 【全プロジェクトの一元管理】
  日本本社だけでなくインド子会社のプロジェクトも全てRedmineで管理可能となったことで、各プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで管理することができるようになった。
  
• 【進捗管理工数の大幅削減】
  ガントチャートにより、視覚的に進捗状況を把握することが可能となった。これにより幹部への進捗資料の作成工数が大幅に削減され、また幹部も各マネージャーにヒアリングする手間が大幅に削減された。
  
• 【進捗管理の運用の習慣化】
  Redmineを用いた定期的な進捗会議が業務上必須であることを全社員が意識できるようになった。使用方法の不明点はマニュアルを使って丁寧に説明することで抵抗感を払拭した。これによりインド子会社でも進捗管理の習慣化を実現した。
  

Case 03
毎回手作業をしていた売上データのシステム入力を自動化し、作業時間を50％削減！

冠婚葬祭業様
事業内容：冠婚葬祭の会員システムの運営、冠婚葬祭場の運営
従業員数：1,100人
売上高：107億円

全国40ヶ所以上ある営業所では、お客様からの申し込みを紙で受け付けており、申込書をもとに社員が売上データを会員システムに手入力していた。そのため、申し込みの増加に伴って手入力の作業時間が増加し社員の負担が重くなっていた。

課題

• 【申込書の入力運用の方法がバラバラ】
  申込書の様式が営業所ごとにカスタマイズされており、会員システムに入力する方法も営業所ごとに独自ルールができておりバラバラとなっていた。また、各営業所が売上データを入力していたが為に、全社ルール変更時の浸透に時間がかかるだけでなく、結局独自ルールができていた。
  
• 【デジタルデータへの変換】
  紙のデータを基幹システムに入力するためには、手書き文字をデジタルデータに変換する必要があった。
  
• 【ITツールの導入経験が乏しい】
  既存の業務フローに合わせてITツールを導入した経験はあるが、業務フローを再構築した上でITツールを導入した経験がないため自社で自走が難しかった。

改善策

• 【申込書の様式の見直し】
  全営業所で統一仕様とするために申込書様式を見直した。お客様が記入した手書き文字をOCRで読み込ませるため、「チェック欄を増やし記入欄を減らす」「記入欄は枠線を設ける」などOCRの読み取り精度を極限まで上げる様式を繰り返し検証して作成した。
  
• 【業務フローの再構築】
  売上データ入力は本部で一括対応するよう業務フローを変更した。これに伴い、各営業所には申込書のスキャンデータを本部のファイルサーバに格納することのみを業務フローとして定義した。
  
• 【OCR(DX Suite)の導入】
  各営業所が格納した申込書に対し、手書き文字をデジタルデータに変換するためにOCRを導入した。数あるOCRを調査してコスト・機能・RPAとの相性などの観点からDX Suiteを採用し、弊社にて導入対応を実施した。
  ※OCR：紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナやカメラで読み込み、デジタルのテキストデータに変換する技術
  
• 【RPA(UiPath)の導入】
  OCRが変換したデジタルデータを会員システムに自動入力するためにRPAを導入した。数あるRPAを調査してコスト・機能・OCRとの相性などの観点からUiPathを採用し、弊社にて導入対応を実施した。
  ※RPA：人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するITツール

改善効果

• 【売上データ登録業務の作業日数を50%短縮】
  OCRとRPAを導入したことで売上データ入力と入力結果確認の人手作業が不要となり、1か月あたり計8日間要していた作業期間を計4日間に短縮した。
  
• 【人件費を毎月61万円削減】
  社員がやっていた売上入力と入力結果確認の作業が不要となり、1か月あたり61万円の人件費を削減した。
  
• 【ルール変更に柔軟に対処可能な強固な業務フローの構築】
  各営業所が行っていた売上データ入力を本部に統一したことで、今後ルール変更が発生した場合の影響範囲を局所化する業務フローを構築した。

Case 04
テレワーク制度を導入した結果、生産性15％向上・通勤費80％削減！

ECサイト制作業様
事業内容：ECサイト制作、運営、保守
従業員数：5人
売上高：1億円

新型コロナウイルスの影響により、テレワークなどオフィスに出社せずとも通常通りに業務遂行できる環境の重要性を感じていた。同業他社がテレワーク導入を進めているなか、自社はテレワーク導入が進んでおらず社員から不満が出始めていた。

課題

• 【テレワークするためのIT環境が一切ない】
  制作業務はPCを使う必要があるが、デスクトップ型のPCであるため会社に設置されている。自宅への持ち帰りは当然できないため、業務を行うための出社が必須であった。
  
• 【テレワークによるコミュニケーション希薄化と生産性低下】
  出社では対面コミュニケーションができることで作業状況の把握や問題発生時の対応が迅速に行えていた。しかし、テレワークによってコミュニケーションが希薄になることで生産性が下がる懸念があった。
  
• 【テレワークにおける社内規則がない】
  出社前提の勤務規定と出社によって業務を直接確認できることで可能となる人事評価規定しか存在しないため、テレワークに対応可能な社内規則が存在しなかった。

改善策

• 【テレワーク環境の導入】
  お客様の機密情報を扱うため、自宅PCに情報が残ってしまうと情報漏洩等のセキュリティリスクがあった。そのため、会社PCを遠隔操作する仕組みを導入することで、情報を残すことなく自宅で同じ業務を遂行できる策を提案した。具体的には、『Microsoft 365 』×『 TeamViewer 』を導入した。
  
• 【勤務ルールの整備】
  以下のルールを整備。これによりテレワークによるコミュニケーション希薄化と生産性低下を防止した。
  ・勤務開始時に作業予定を連絡し、勤務終了時に作業実績を連絡することで作業状況の日報化
  ・チャットとWeb会議の活用により気軽なコミュニケーション環境の整備
  ・家庭都合などに対応できるよう裁量労働制の導入
  
• 【社内規則の整備】
  テレワークと出社で差異を生じさせない就業規則と人事評価制度を整備した。経営層だけでなく現場層にも説明を行うことで公平性を理解してもらうとともに、現場層の声を反映させることで、納得感の強い社内規則を整備した。

改善効果

• 【通勤費80%削減と生産性15%向上】
  出社が必須でなくなったことで通勤費を80%削減させた。また、気軽なコミュニケーションと事情に合わせた裁量労働制によりモチベーションが向上した結果、生産性を15%向上させた。
  
• 【テレワークと出社のハイブリッド勤務の実現】
  テレワーク環境だけでなく社内規則まで整備することで社員の状況や嗜好に応じた勤務形態を実現した。
  
• 【社員満足度の向上】
  自身の状況や嗜好に合わせた勤務方法を選択できることで社員満足度が向上した。社員からは以下のような評価をいただいた。
  ・コミュニケーションの希薄化が心配だったが、チャットやWeb会議で充分だと実感できた。
  ・往復の通勤時間がなくなり、ストレスが軽減された。
  ・社内規則を整備してくれたおかげで、ルールに則って業務を遂行できるようになった。